1. Identificación del prestador
Los presentes Términos y Condiciones regulan el acceso, contratación y utilización de la plataforma tecnológica comercializada bajo la marca Simbify (en adelante, la “Plataforma” o el “Servicio”).
El Servicio es prestado por FRENQUEL DIGITAL, S.L. (en adelante, “Simbify”).
- NIF: B05663349
- Domicilio social: Calle Núñez Morgado, 15, pl 0, local 1, 28036, Madrid (Madrid)
- Correo electrónico de contacto: legal@frenqueldigital.com
- Sitio web: https://simbify.es
2. Objeto
La Plataforma es una solución de software como servicio —Software as a Service o SaaS— destinada a facilitar la organización y gestión del trabajo de empresas y equipos.
Entre otras funcionalidades, la Plataforma puede permitir:
- gestionar organizaciones, usuarios y equipos;
- definir relaciones jerárquicas y roles;
- crear y administrar proyectos;
- crear y asignar tareas;
- definir workflows y procesos de trabajo;
- planificar cargas de trabajo y capacidades;
- registrar y analizar tiempos dedicados;
- registrar entradas y salidas de trabajadores;
- gestionar información relacionada con jornadas de trabajo;
- generar informes y estadísticas;
- exportar información y registros;
- gestionar notificaciones;
- y utilizar otras funcionalidades presentes o futuras relacionadas con la organización y gestión del trabajo.
La disponibilidad concreta de determinadas funcionalidades podrá depender del plan contratado, la configuración de la Organización o la evolución del Servicio.
3. Ámbito de aplicación
Estos Términos resultan aplicables a las organizaciones que contraten o utilicen el Servicio y a las personas autorizadas por dichas organizaciones para acceder a la Plataforma.
Cliente u Organización: persona jurídica, profesional o entidad que contrata o habilita el uso del Servicio para su organización.
Administrador: Usuario autorizado por la Organización para configurar determinados aspectos de su cuenta, gestionar usuarios, permisos, proyectos u otras funcionalidades.
Usuario: persona física autorizada por una Organización para utilizar la Plataforma.
La contratación del Servicio está orientada principalmente a empresas, profesionales y organizaciones que actúen en el ámbito de su actividad empresarial o profesional.
4. Aceptación de los Términos
El acceso o utilización de la Plataforma implica la aceptación de los presentes Términos en la medida en que resulten aplicables al Usuario.
Cuando la contratación se efectúe electrónicamente, la persona que actúe en nombre de una Organización declara disponer de capacidad y autorización suficientes para vincularla contractualmente.
Cuando un Usuario acceda a la Plataforma mediante una invitación enviada por una Organización, deberá utilizar el Servicio de acuerdo con:
- estos Términos;
- las instrucciones y políticas establecidas por su Organización;
- y la normativa aplicable.
La aceptación electrónica de los presentes Términos tendrá la misma validez que su aceptación mediante firma manuscrita en los términos permitidos por la legislación aplicable.
5. Registro y cuentas de usuario
El acceso a determinadas funcionalidades requiere disponer de una cuenta.
El Usuario se compromete a proporcionar información veraz, actualizada y suficiente y a mantenerla actualizada durante la utilización del Servicio.
Las credenciales de acceso son personales e intransferibles.
El Usuario es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales y de las actuaciones realizadas mediante su cuenta cuando sean consecuencia de un uso autorizado o de una falta de diligencia en la protección de dichas credenciales.
En caso de sospecha de acceso no autorizado, pérdida de credenciales o incidente de seguridad, deberá comunicarse a Simbify tan pronto como sea razonablemente posible.
Simbify podrá exigir mecanismos adicionales de autenticación o seguridad cuando resulte necesario para proteger las cuentas o el Servicio.
6. Organizaciones, roles y permisos
La Plataforma permite asignar diferentes roles, niveles de acceso y permisos.
La Organización es responsable de determinar:
- qué personas tendrán acceso a la Plataforma;
- qué roles se asignan a cada Usuario;
- qué relaciones jerárquicas existen entre ellos;
- qué permisos concede;
- y qué información puede consultar o modificar cada Usuario.
Simbify aplicará, a través de la Plataforma, los permisos configurados por la Organización, pero no será responsable de las decisiones organizativas adoptadas por el Cliente.
Los Administradores de una Organización podrán disponer, en función de la configuración del Servicio, de facultades para acceder, gestionar, modificar o eliminar información creada por otros Usuarios de la misma Organización.
7. Uso permitido del Servicio
El Cliente y los Usuarios se comprometen a utilizar el Servicio exclusivamente con fines lícitos y de acuerdo con estos Términos.
Queda prohibido:
- utilizar el Servicio para actividades contrarias a la ley;
- acceder o intentar acceder a cuentas, información o sistemas sin autorización;
- tratar de vulnerar las medidas de seguridad de la Plataforma;
- introducir malware, código malicioso o elementos destinados a afectar al funcionamiento del Servicio;
- realizar ingeniería inversa, descompilar o intentar obtener el código fuente, salvo en los supuestos expresamente permitidos por la legislación aplicable;
- utilizar sistemas automatizados de extracción masiva de información sin autorización;
- utilizar la Plataforma de forma que pueda perjudicar su funcionamiento o el de otros Usuarios;
- utilizar el Servicio para vulnerar derechos de terceros;
- introducir información falsa de forma deliberada cuando pueda afectar al funcionamiento o integridad de los registros;
- y utilizar la Plataforma fuera de los límites razonables asociados al plan contratado.
Simbify podrá limitar o suspender aquellas actuaciones que supongan un riesgo razonable para la seguridad, estabilidad o integridad del Servicio.
8. Responsabilidades de la Organización
La Organización será responsable de la utilización que realice del Servicio y, en particular, de:
- determinar las finalidades para las que utiliza la Plataforma;
- configurar correctamente sus usuarios, permisos, calendarios, horarios, jornadas y reglas organizativas;
- asegurarse de que dispone de base jurídica suficiente para introducir y tratar a través de la Plataforma los datos personales correspondientes;
- informar a sus trabajadores y demás Usuarios sobre el tratamiento de sus datos cuando legalmente corresponda;
- establecer las políticas laborales y organizativas aplicables;
- cumplir las obligaciones laborales, fiscales, contables, de protección de datos o de cualquier otra naturaleza que resulten aplicables a su actividad;
- revisar la exactitud de los datos, registros, cálculos e informes generados a partir de la información introducida en la Plataforma;
- conservar o exportar la información cuando tenga obligaciones específicas de conservación;
- determinar qué Usuarios pueden realizar modificaciones, correcciones o validaciones de información;
- y utilizar el Servicio de acuerdo con la legislación aplicable.
9. Gestión de tareas, proyectos y cargas de trabajo
Las herramientas de planificación, carga, capacidad, progreso o asignación proporcionadas a través de la Plataforma tienen carácter instrumental.
Los resultados, previsiones y métricas que muestre la Plataforma dependerán, entre otros factores, de:
- la información introducida por los Usuarios;
- las estimaciones realizadas;
- las configuraciones establecidas;
- la disponibilidad definida;
- los calendarios aplicables;
- y los criterios de cálculo implementados en el Servicio.
Estas métricas constituyen herramientas de apoyo a la gestión y no sustituyen el criterio profesional de la Organización.
La Organización será responsable de las decisiones adoptadas a partir de dicha información.
10. Registro de tiempo
La Plataforma puede permitir a los Usuarios registrar tiempo dedicado a tareas, proyectos, actividades u otros conceptos.
La Organización será responsable de determinar las reglas internas aplicables a dichos registros.
Cuando los Usuarios puedan introducir o modificar registros manualmente, la Organización deberá establecer los mecanismos internos de revisión o validación que considere necesarios.
Simbify podrá conservar, a través del Servicio, información relativa a la creación y modificación de determinados registros con el objetivo de facilitar su trazabilidad.
11. Funcionalidad de registro de jornada
La Plataforma puede incluir funcionalidades destinadas a facilitar el registro de la jornada laboral de los trabajadores de una Organización.
Estas funcionalidades pueden incluir, entre otras:
- registro de entrada;
- registro de salida;
- registro de pausas;
- cálculo de tiempo trabajado;
- corrección o regularización de registros;
- historial de modificaciones;
- generación de informes;
- y exportación de registros.
En España, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece, con carácter general, que la empresa debe garantizar el registro diario de jornada, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización, y conservar dichos registros durante cuatro años.
La utilización de la Plataforma puede ayudar a la Organización a instrumentar este registro, pero no supone por sí misma una garantía automática de cumplimiento de todas las obligaciones laborales aplicables a la Organización.
Corresponde a la Organización determinar qué trabajadores están sujetos al registro, qué convenio colectivo o normativa sectorial resulta aplicable, cómo se organizan las pausas, qué reglas se aplican a jornadas flexibles, qué registros deben corregirse, cómo se gestionan las incidencias, quién puede modificar o validar registros, cómo se computa el tiempo efectivo de trabajo y qué procedimientos deben establecerse con los representantes legales de los trabajadores cuando corresponda.
La legislación española atribuye a la empresa la responsabilidad de garantizar, organizar, documentar y conservar el registro de jornada.
El Servicio actúa como herramienta tecnológica utilizada por la Organización para facilitar el cumplimiento de estas obligaciones.
12. Correcciones y modificaciones de registros
Cuando el Servicio permita modificar registros de tiempo o jornada, Simbify podrá almacenar información destinada a mantener la trazabilidad de dichas modificaciones, incluyendo, cuando proceda:
- registro original;
- registro modificado;
- fecha de modificación;
- Usuario que efectúa la modificación;
- motivo indicado;
- y otra información técnica relacionada.
La posibilidad técnica de realizar una modificación no implica que dicha modificación sea jurídicamente válida o esté autorizada por las políticas internas de la Organización.
La Organización será responsable de definir qué Usuarios pueden realizar dichas modificaciones y bajo qué circunstancias.
13. Informes y exportaciones
La Plataforma puede permitir la generación o exportación de informes en formatos tales como PDF, hojas de cálculo, CSV u otros.
Estos documentos se generan a partir de la información disponible en la Plataforma en el momento de su generación.
La Organización es responsable de comprobar que la información contenida en los documentos es correcta antes de utilizarlos con efectos administrativos, laborales, contables o jurídicos.
Salvo que se indique expresamente lo contrario, los documentos generados mediante la Plataforma no tienen la consideración de certificación pública ni de documento emitido por una autoridad administrativa.
14. Disponibilidad y mantenimiento
Simbify realizará esfuerzos razonables para mantener el Servicio disponible y operativo.
No obstante, no se garantiza una disponibilidad ininterrumpida del Servicio.
Podrán producirse interrupciones derivadas, entre otros motivos, de:
- mantenimiento programado;
- actualizaciones;
- incidencias técnicas;
- fallos de proveedores de infraestructura;
- problemas de telecomunicaciones;
- ataques informáticos;
- causas de fuerza mayor;
- o circunstancias razonablemente fuera del control de Simbify.
Cuando resulte posible, las operaciones de mantenimiento que puedan causar interrupciones significativas se intentarán realizar minimizando su impacto.
15. Evolución del Servicio
El Servicio está sujeto a evolución y mejora continua.
Simbify podrá introducir modificaciones, mejoras, nuevas funcionalidades o cambios en la interfaz o funcionamiento de la Plataforma.
También podrá sustituir o retirar funcionalidades cuando existan razones técnicas, comerciales, regulatorias o de seguridad que lo justifiquen.
Cuando un cambio pueda afectar de forma material a una funcionalidad esencial de un servicio de pago contratado, Simbify procurará comunicarlo previamente con una antelación razonable.
16. Planes y precios
Simbify podrá ofrecer el Servicio mediante planes gratuitos, períodos de prueba y planes de pago.
Las características, límites y precios de cada modalidad serán los indicados en la web, en la Plataforma o en la propuesta comercial vigente en el momento de la contratación.
Salvo que se indique expresamente lo contrario, los precios publicados no incluirán los impuestos aplicables.
Los impuestos se añadirán a la factura conforme a la legislación correspondiente.
17. Facturación y pago
Cuando se contrate un plan de pago, el Cliente autoriza el cobro mediante el método de pago seleccionado.
La periodicidad de facturación será la indicada durante la contratación.
Salvo que se establezca otra cosa, las suscripciones podrán tener periodicidad mensual o anual.
Simbify podrá utilizar proveedores externos de servicios de pago.
Simbify no almacenará necesariamente la información completa correspondiente a tarjetas bancarias u otros medios de pago cuando dicha información sea gestionada directamente por el proveedor de pagos.
En caso de impago, Simbify podrá:
- solicitar la regularización del importe pendiente;
- restringir determinadas funcionalidades;
- suspender temporalmente el Servicio;
- o resolver la contratación cuando el incumplimiento persista.
18. Renovación y cancelación
Las suscripciones de pago podrán renovarse automáticamente por períodos equivalentes al inicialmente contratado cuando así se indique durante la contratación.
El Cliente podrá cancelar la renovación de su suscripción desde los mecanismos habilitados en la Plataforma o contactando con Simbify.
La cancelación impedirá la renovación futura, pero no dará derecho, salvo previsión contractual o legal en contrario, al reembolso proporcional de períodos de facturación ya iniciados.
El acceso continuará disponible hasta la finalización del período contratado cuando así corresponda.
19. Períodos de prueba y promociones
Simbify podrá ofrecer períodos gratuitos de prueba o promociones.
Las condiciones concretas de cada promoción podrán establecer límites específicos de duración, funcionalidad o elegibilidad.
Simbify podrá impedir el uso reiterado o abusivo de períodos de prueba destinados a nuevos Clientes.
20. Propiedad intelectual e industrial
La Plataforma y el Servicio, incluyendo su software, código, estructura, diseño, interfaces, elementos gráficos, bases de datos, documentación, marcas, logotipos y demás elementos asociados, están protegidos por derechos de propiedad intelectual e industrial.
Estos derechos pertenecen a Simbify o a sus respectivos licenciantes.
La contratación o utilización del Servicio no supone transmisión alguna de derechos de propiedad intelectual o industrial sobre la Plataforma.
Durante la vigencia de la relación contractual, Simbify concede al Cliente un derecho limitado, no exclusivo, no sublicenciable y revocable de utilización del Servicio conforme al plan contratado y a estos Términos.
21. Datos introducidos por el Cliente
La Organización y los Usuarios conservarán los derechos que les correspondan sobre la información y contenidos que incorporen a la Plataforma.
El Cliente concede a Simbify únicamente los derechos técnicos necesarios para alojar, procesar, copiar, transmitir y tratar dicha información en la medida necesaria para prestar el Servicio.
Simbify no adquirirá la propiedad de los datos introducidos por los Clientes.
22. Protección de datos personales
El tratamiento de datos personales se realizará de acuerdo con la normativa aplicable, incluyendo el Reglamento (UE) 2016/679 —Reglamento General de Protección de Datos o RGPD— y la normativa española aplicable.
Cuando Simbify trate datos personales por cuenta de una Organización como consecuencia de la utilización del Servicio, la Organización actuará normalmente como responsable del tratamiento y Simbify como encargado del tratamiento, en los términos del artículo 28 del RGPD.
Dicho tratamiento deberá regularse mediante el correspondiente acuerdo o cláusulas de encargo de tratamiento.
Determinados tratamientos realizados directamente por Simbify —por ejemplo, facturación, administración de clientes, seguridad o gestión contractual— podrán realizarse en calidad de responsable del tratamiento.
La información detallada se establecerá en la Política de Privacidad y, cuando proceda, en el Acuerdo de Encargo de Tratamiento.
23. Subencargados y proveedores tecnológicos
Simbify podrá utilizar proveedores externos para la prestación del Servicio, incluyendo servicios de:
- alojamiento;
- infraestructura cloud;
- bases de datos;
- envío de correos;
- almacenamiento;
- monitorización;
- analítica;
- soporte;
- facturación;
- y procesamiento de pagos.
Cuando dichos proveedores traten datos personales por cuenta de Simbify actuarán, cuando corresponda, como subencargados del tratamiento y estarán sujetos a las garantías exigidas por la normativa aplicable.
24. Seguridad
Simbify aplicará medidas técnicas y organizativas razonables y proporcionadas para proteger la información tratada mediante el Servicio.
No obstante, ningún sistema informático conectado a Internet puede garantizar una seguridad absoluta.
La Organización deberá adoptar también medidas razonables de seguridad, incluyendo:
- utilizar contraseñas adecuadas;
- proteger las cuentas de Administrador;
- retirar el acceso a Usuarios que abandonen la Organización;
- configurar adecuadamente los permisos;
- y comunicar posibles incidentes de seguridad.
25. Copias de seguridad
Simbify podrá realizar copias de seguridad periódicas de la información alojada en el Servicio de acuerdo con sus procedimientos internos.
Estas copias tienen como finalidad principal permitir la recuperación del Servicio ante incidentes técnicos y no sustituyen necesariamente las obligaciones de archivo o conservación que pueda tener la Organización.
El Cliente deberá exportar y conservar de forma independiente aquella documentación que esté legalmente obligado a conservar cuando resulte necesario.
26. Inteligencia artificial y funcionalidades automatizadas
El Servicio podrá incorporar en el futuro funcionalidades basadas en inteligencia artificial, modelos estadísticos, sistemas de recomendación u otros mecanismos automatizados.
Cuando se utilicen estas funcionalidades:
- los resultados podrán contener errores o imprecisiones;
- deberán interpretarse como herramientas de apoyo;
- y no sustituirán la revisión humana cuando la decisión pueda producir efectos relevantes.
Salvo que se indique expresamente lo contrario, Simbify no adoptará autónomamente, por cuenta del Cliente, decisiones laborales con efectos jurídicos sobre trabajadores mediante estas funcionalidades.
La Organización será responsable de determinar si el uso de dichas funcionalidades es adecuado para la finalidad perseguida.
27. Servicios de terceros e integraciones
La Plataforma podrá integrarse con aplicaciones, APIs o servicios de terceros.
El funcionamiento de dichos servicios depende de sus respectivos proveedores.
Simbify no será responsable de interrupciones, modificaciones, eliminación de APIs, cambios contractuales o fallos derivados directamente de servicios de terceros ajenos a su control.
La utilización de dichas integraciones podrá estar sujeta adicionalmente a los términos establecidos por el proveedor correspondiente.
28. Exclusión de asesoramiento profesional
El Servicio es una herramienta tecnológica de gestión.
La información, métricas, alertas, cálculos, informes o recomendaciones proporcionados mediante la Plataforma no constituyen asesoramiento jurídico, laboral, fiscal, contable ni profesional.
Cuando una decisión requiera valorar la legislación aplicable o circunstancias específicas de la Organización, corresponde al Cliente obtener el asesoramiento profesional que considere necesario.
29. Responsabilidad
Simbify responderá de los daños directos que sean consecuencia de un incumplimiento contractual imputable a Simbify en los términos exigidos por la legislación aplicable.
En la máxima medida permitida por la legislación aplicable, Simbify no será responsable de daños derivados de:
- información incorrecta introducida por el Cliente o sus Usuarios;
- configuraciones incorrectas;
- decisiones adoptadas por el Cliente basándose en la información de la Plataforma;
- utilización del Servicio contraria a estos Términos;
- incumplimientos laborales o regulatorios atribuibles a la Organización;
- pérdida de credenciales imputable al Usuario;
- actuaciones realizadas por Usuarios autorizados;
- servicios o plataformas de terceros;
- o acontecimientos fuera del control razonable de Simbify.
Cuando resulte legalmente admisible y salvo dolo, culpa grave o aquellos supuestos en los que la responsabilidad no pueda limitarse legalmente, la responsabilidad económica acumulada de Simbify frente al Cliente derivada del Servicio quedará limitada al importe efectivamente abonado por el Cliente por el Servicio durante los doce meses anteriores al hecho que haya originado la reclamación.
Esta limitación no será aplicable cuando la legislación imperativa establezca lo contrario.
30. Suspensión de cuentas
Simbify podrá suspender temporalmente el acceso al Servicio cuando existan indicios razonables de:
- incumplimiento grave de estos Términos;
- impago;
- actividad fraudulenta;
- amenaza para la seguridad del Servicio;
- utilización ilícita;
- riesgo para otros Usuarios;
- o requerimiento de una autoridad competente.
Cuando resulte posible y no exista una necesidad urgente de actuación, Simbify procurará informar al Cliente y permitirle subsanar la situación.
31. Terminación
La relación contractual podrá terminar:
- por cancelación del Cliente;
- por finalización de un período contratado no renovado;
- por acuerdo entre las partes;
- por incumplimiento contractual grave;
- por impago continuado;
- o por otras causas previstas legalmente.
Tras la terminación, el Cliente dejará de tener acceso al Servicio una vez finalizado el período correspondiente.
32. Exportación y eliminación de información
Antes de finalizar definitivamente una cuenta, el Cliente deberá exportar la información que desee conservar.
Tras la terminación, Simbify podrá mantener los datos durante un período limitado con la finalidad de permitir su recuperación, cumplir obligaciones legales o gestionar posibles responsabilidades.
Una vez transcurridos los períodos aplicables, los datos podrán ser eliminados o anonimizados de acuerdo con la Política de Privacidad y el acuerdo de tratamiento correspondiente.
Las copias residuales contenidas en sistemas de backup podrán mantenerse temporalmente hasta su sobrescritura conforme a los ciclos ordinarios de copia de seguridad.
33. Modificación de los Términos
Simbify podrá modificar estos Términos para adaptarlos a:
- cambios en el Servicio;
- cambios legislativos;
- nuevos modelos comerciales;
- requisitos técnicos;
- cuestiones de seguridad;
- o nuevas funcionalidades.
Cuando las modificaciones sean sustanciales, Simbify informará al Cliente con una antelación razonable mediante la Plataforma, correo electrónico u otro medio adecuado.
La versión aplicable estará identificada mediante su fecha de última actualización.
34. Comunicaciones
Las comunicaciones relacionadas con el Servicio podrán realizarse mediante:
- correo electrónico;
- notificaciones dentro de la Plataforma;
- avisos publicados en el Servicio;
- o cualquier otro mecanismo de contacto facilitado por el Cliente.
El Cliente será responsable de mantener actualizados sus datos de contacto.
35. Cesión
El Cliente no podrá ceder su contrato o los derechos derivados de estos Términos sin autorización previa de Simbify, salvo que legalmente resulte permitido.
Simbify podrá ceder la relación contractual en el contexto de una reorganización empresarial, fusión, adquisición, transmisión de unidad de negocio o sucesión empresarial, respetando en todo caso la legislación aplicable.
36. Nulidad parcial
Si alguna cláusula de estos Términos fuese declarada total o parcialmente inválida, ilegal o inaplicable, dicha circunstancia no afectará a la validez del resto del documento.
La cláusula afectada se interpretará o sustituirá, cuando resulte posible, por otra válida que produzca un efecto económico y jurídico equivalente.
37. Legislación aplicable
Los presentes Términos se regirán por la legislación española.
38. Jurisdicción
Para cualquier controversia derivada de estos Términos, y siempre que la normativa imperativa no establezca otra cosa, las partes se someten a los Juzgados y Tribunales de Madrid, España.
Cuando el Usuario tenga la consideración legal de consumidor, resultarán aplicables las reglas imperativas de competencia territorial correspondientes.
39. Contacto
Para cualquier consulta relacionada con estos Términos o con el Servicio puede contactarse con:
FRENQUEL DIGITAL, S.L. — Simbify
Correo electrónico: legal@frenqueldigital.com
Dirección: Calle Núñez Morgado, 15, pl 0, local 1, 28036, Madrid (Madrid)