Para consultoras
Proyectos, personas y horas para consultoras
Una consultora necesita coordinar encargos de varios clientes sin asignar dos veces la misma capacidad. Simbify conecta proyectos y tareas con roles, personas, calendarios, carga futura y horas registradas para revisar el staffing y entender las desviaciones; las decisiones de asignación siguen siendo del equipo.
Gestionar una consultora con SimbifyEsquema ilustrativo · consultoras
Dos clientes, una capacidad compartida
Consultora: Ana
Revisión adicional: 4 h sin persona
StaffingAna: 40 − 8 h de ausencia = 32 h disponibles; 38 h asignadas → +6 h. Las 4 h sin asignar se revisan aparte.
Para consultoras · 01
Varios clientes comparten un solo equipo
Dos entregas para clientes distintos pueden parecer viables por separado y competir por la misma consultora en la misma semana. Un cliente agrupa proyectos en Simbify, no contactos, oportunidades ni facturación. Para revisar un compromiso, reúne fechas, tareas, dependencias y esfuerzo pendiente de todos los proyectos que comparten personas.
- Anota qué trabajo ya tiene persona asignada y qué roles de proyecto siguen sin cubrir; la demanda sin asignar no equivale a disponibilidad.
- Prioriza entregables y comprueba las dependencias antes de mover una tarea de una semana a otra.
- Consulta la carga conjunta por persona y periodo en vez de sumar capacidades de proyectos aislados.
Para consultoras · 02
Staffing: disponibilidad antes de prometer una entrega
En cada semana, la capacidad efectiva de una persona depende de su calendario de trabajo, festivos y ausencias. La demanda prevista procede del esfuerzo restante, fechas y asignaciones de las tareas. Contrasta ambas en la misma ventana: una persona libre en el total del mes puede no estarlo la semana en que se necesita su rol. Simbify muestra carga y sobrecarga, además de demanda sin persona; no optimiza ni confirma automáticamente un reparto.
- Revisa la carga de las personas ya asignadas y el trabajo de roles pendientes antes de cerrar el staffing.
- Si hay conflicto, prueba una alternativa de persona o fecha y comprueba sus otras entregas; confirma el cambio solo después de revisarlo.
- Una ausencia resta capacidad, no elimina las tareas o el esfuerzo pendiente del proyecto.
Para consultoras · 03
Utilización, ocupación prevista y horas reales no son lo mismo
Para planificar, la relación entre carga prevista y capacidad efectiva indica ocupación futura del mismo periodo. Para analizar trabajo ya realizado, la utilización total se puede calcular conceptualmente como horas de trabajo registradas divididas por capacidad efectiva del periodo, si ambos datos son comparables. El indicador facturable/no facturable en las entradas permite separar horas clasificadas, pero no define tarifas, ingresos ni rentabilidad. En Simbify la vista de carga y el indicador de utilización de capacidad del reporting se basan en demanda planificada frente a capacidad; las horas reales se consultan por separado. No presentes esa cifra prevista como utilización real o facturable calculada automáticamente.
| Concepto | Interpretación |
|---|---|
| Antes de ejecutar | Demanda planificada ÷ capacidad efectiva del mismo periodo: ocupación prevista; incluye solo la carga asignada al calcular la ratio individual. |
| Tras registrar trabajo | Horas de trabajo registradas ÷ capacidad efectiva comparable: utilización real como cálculo metodológico, no el indicador de carga futura de Simbify. |
| Clasificación facturable | Entradas marcadas facturables o no facturables; una etiqueta operativa, no una medida de facturación ni de beneficio. |
Para consultoras · 04
Ejemplo ilustrativo: dos encargos, una semana
Una consultora trabaja en el diagnóstico del cliente A y una propuesta para el cliente B. Tiene 40 h programadas y 8 h de ausencia: quedan 32 h de capacidad efectiva esa semana. Las tareas pendientes ya asignadas requieren 18 h para A y 20 h para B. La demanda conjunta es 38 h y supera su capacidad en 6 h. Hay además una revisión de 4 h para B cuyo rol aún no tiene persona: esa demanda debe tratarse por separado, no añadirse a la carga individual ni ignorarse. El manager revisa la fecha y dependencias de la revisión y decide si otra persona puede asumir trabajo compatible o si debe renegociarse una entrega.
| Concepto | Interpretación |
|---|---|
| Capacidad y carga individual | 40 − 8 = 32 h disponibles; 18 + 20 = 38 h asignadas; sobrecarga de 6 h. |
| Staffing pendiente | 4 h de revisión sin asignar; exigen capacidad de una persona adecuada además de resolver las 6 h de sobrecarga. |
| Después de ejecutar | Registrar horas en las tareas de A y B y revisar el esfuerzo restante y las fechas; el ejemplo no presupone cuánto se trabajó ni el resultado de la entrega. |
Para consultoras · 05
Repetir entregas sin perder el contexto de cada proyecto
Si los diagnósticos siguen una estructura recurrente, un workflow versionado puede definir tareas, dependencias, roles y esfuerzo de partida. Al crear el proyecto del cliente, esas tareas pasan a tener asignaciones, fechas y ejecución propias; la plantilla no realiza trabajo ni asigna personas por sí sola. Las horas se registran sobre tareas y pueden compararse con la estimación inicial, el esfuerzo restante y la previsión actual. Una desviación de horas no demuestra por sí misma un problema de productividad: revisa alcance y progreso antes de modificar la siguiente versión del modelo.
Para consultoras · 06
Quién puede ver carga e informes
La jerarquía organiza la visibilidad: una persona consulta su trabajo permitido, un manager ve la carga de sus colaboradores directos e indirectos dentro de su ámbito, y administración tiene visión de la organización. Los informes relacionan capacidad planificada, ejecución, fechas, tiempo por proyecto y clasificación facturable en el ámbito autorizado. No sustituyen la revisión de cada encargo ni garantizan que cualquier usuario pueda consultar los datos de todos los clientes o personas.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre proyectos, personas y horas para consultoras
Respuestas para aplicar el concepto al trabajo diario.
¿Puedo organizar proyectos de distintos clientes?
Sí. Un proyecto puede asociarse a un cliente y sus tareas tienen esfuerzo, fechas y asignaciones propias. El cliente agrupa proyectos: Simbify no es un CRM ni un sistema de facturación.
¿Qué pasa si aún no tengo persona para un rol?
El esfuerzo pendiente permanece como demanda sin asignar. Revísalo junto con la capacidad de las personas disponibles antes de comprometer una fecha.
¿El porcentaje de carga futura es utilización real?
No. La carga futura compara esfuerzo pendiente asignado con capacidad del periodo. Para analizar utilización real hay que contrastar horas de trabajo registradas con capacidad comparable; el indicador de capacidad del reporting no sustituye ese cálculo.
¿Las horas registradas generan facturas o calculan márgenes?
No. Las entradas de tiempo pueden clasificarse como facturables o no facturables, pero Simbify no calcula ingresos, tarifas ni rentabilidad.
¿Puede un manager consultar todas las personas y proyectos?
No por defecto. Su ámbito depende de la jerarquía y los permisos; administración tiene visibilidad organizativa.
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