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Workflows y plantillas de proyecto reutilizables
En Simbify, un workflow es una plantilla versionada para un tipo de proyecto recurrente. Define tareas, dependencias, roles y reparto del esfuerzo; al crear un proyecto desde una versión, sus tareas pasan a ser trabajo operativo independiente. No es BPMN ni automatiza la ejecución.
Crear un workflowEsquema ilustrativo · workflow versionado
Una plantilla, dos ramas paralelas
Al crear el proyectoLas tareas pasan a ser propias del proyecto; los roles sin persona siguen sin asignar.
Producto · 01
De un modelo compartido a proyectos concretos
Cuando un equipo repite entregas similares, reconstruir tareas y estimaciones desde cero dificulta mantener un criterio común. En la biblioteca de la organización se pueden localizar workflows por nombre y categoría, duplicar uno para obtener un modelo editable independiente y conservar las versiones publicadas o utilizadas. También se puede crear un proyecto sin workflow.
- El workflow describe una estructura reutilizable; el proyecto tiene sus propias fechas, tareas, asignaciones y seguimiento.
- Editar un modelo usado exige una nueva versión: los proyectos anteriores no cambian por actualizar la plantilla.
- Duplicar un workflow crea otro modelo para adaptar, no clona la ejecución de un proyecto.
Producto · 02
Editor visual: orden, paralelismo y esfuerzo por rol
En el editor, cada nodo representa una tarea de la plantilla y cada conexión una dependencia temporal. Se pueden dibujar secuencias y tareas paralelas; las conexiones cíclicas se rechazan. Por tarea se configuran horas de esfuerzo, duración prevista, roles y porcentaje de esfuerzo por rol. Una relación puede incluir desfases y, cuando corresponda, esperar la finalización de la tarea precedente.
| Concepto | Interpretación |
|---|---|
| Tarea de plantilla | Nombre, esfuerzo en horas-persona, duración en días y roles con su reparto de carga. |
| Dependencia | Relación entre tareas para calcular el plan; sin condiciones automáticas ni lógica BPMN. |
| Rol de proyecto | Función necesaria para hacer el trabajo, distinta de los permisos de ADMIN, MANAGER o USER. |
Producto · 03
Estimaciones que aprenden de proyectos terminados
Al crear otro proyecto desde una versión publicada, Simbify calcula para cada tarea una estimación aplicada a partir de la estimación publicada y el tiempo de trabajo registrado en tareas equivalentes completadas de proyectos anteriores. Cada tarea completada con tiempo válido aporta una muestra; los registros rechazados y las tareas aún abiertas no cuentan. Así, la estimación aplicada puede ajustarse conforme se acumulan ejecuciones, sin sobrescribir la versión publicada ni cambiar proyectos ya creados.
- La estimación publicada también cuenta en el cálculo: una muestra aislada no sustituye por completo el criterio inicial.
- La estimación aplicada se calcula al crear el nuevo proyecto; las correcciones posteriores pueden cambiar el valor de futuros proyectos, no el plan inicial de los anteriores.
- Al preparar otra versión del workflow se puede consultar la estimación aprendida de la versión anterior y decidir si incorporarla a la nueva plantilla.
Producto · 04
Ejemplo: preparar una propuesta para un cliente
Un workflow contiene «Recoger requisitos» (analista, 4 h). Tras esa tarea, «Estimar trabajo» (analista, 6 h) y «Redactar enfoque» (consultor, 5 h) pueden avanzar en paralelo. «Revisar propuesta» (revisor, 2 h) depende de ambas. El total estimado es 17 h; la duración del proyecto dependerá también de calendarios, dependencias y personas asignadas, no de sumar horas como si fueran días.
- Al crear el proyecto desde esa versión, se asignan personas a los roles; un rol sin cubrir conserva demanda sin asignar.
- Las tareas instanciadas tienen entidad propia y conservan la referencia al modelo de origen.
- Durante la ejecución se registra tiempo y se revisan esfuerzo restante, capacidad y desviaciones; el workflow no inicia ni completa tareas por sí solo.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre workflows y plantillas de proyecto reutilizables
Respuestas para aplicar el concepto al trabajo diario.
¿Se ajustan las estimaciones con el tiempo registrado?
Sí. Al crear un proyecto desde una versión publicada, la estimación aplicada combina la estimación original con el tiempo válido de tareas equivalentes completadas. No cambia automáticamente la plantilla publicada ni los proyectos existentes.
¿Cambiar una versión modifica los proyectos ya creados?
No. Las versiones publicadas o usadas se conservan y los proyectos tienen tareas independientes. Pasar un proyecto existente a una versión nueva, si se realiza, requiere una decisión explícita y revisión de los cambios.
¿Un workflow distribuye el trabajo automáticamente?
La plantilla define el reparto de esfuerzo entre roles, no elige personas ni ejecuta tareas. Al crear o planificar un proyecto hay que asignar personas; la demanda de roles sin cubrir sigue visible.
¿Es un motor de automatización o un diagrama BPMN?
No. Es un modelo de tareas, relaciones temporales, roles y esfuerzo para proyectos repetibles. La ejecución, el seguimiento y la revisión siguen siendo trabajo de las personas.
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